{"id":407,"date":"2022-08-18T11:08:04","date_gmt":"2022-08-18T10:08:04","guid":{"rendered":"https:\/\/tobas.de\/wp\/?p=407"},"modified":"2022-08-18T11:45:04","modified_gmt":"2022-08-18T10:45:04","slug":"e-mailarchivierung-gobd-pflicht","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/tobas.de\/wp\/?p=407","title":{"rendered":"E-Mailarchivierung GoBD Pflicht"},"content":{"rendered":"\n

E-Mail-Archivierung \u2013 6 verbreitete Irrt\u00fcmer<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Die meisten gesch\u00e4ftlichen E-Mails enthalten relevante Informationen, deshalb m\u00fcssen sie nach den Vorgaben der GoBD archiviert werden. Die wenigsten Unternehmen verf\u00fcgen jedoch \u00fcber eine rechtskonforme L\u00f6sung hierf\u00fcr. H\u00e4ufig herrscht zudem Unklarheit dar\u00fcber, wann und wie E-Mails aufzubewahren sind. Sechs g\u00e4ngige Fehleinsch\u00e4tzungen zur E-Mail-Archivierung.<\/h5>\n\n\n\n

E-Mails sind das meistgenutzte Kommunikationsmittel in deutschen Unternehmen: Neun von zehn Betrieben nutzen das Medium sehr h\u00e4ufig, die restlichen zehn Prozent immerhin noch h\u00e4ufig. Dies hat eine repr\u00e4sentative Umfrage des Digitalverbands Bitkom ergeben. Damit ist die E-Mail, vor Telefon und Briefpost, das Kommunikationsmittel Nummer eins \u2013 Tendenz steigend. Auch bei den absoluten Nutzungszahlen legt die elektronische Post weiter zu: Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes haben Unternehmen in Deutschland im Jahr 2018 rund 917 Milliarden E-Mails versendet \u2013 im Vorjahr waren es 771 Milliarden.<\/p>\n\n\n\n

Trotz des hohen Verbreitungsgrads der E-Mail als Kommunikationsmittel handhaben viele Firmen das Thema E-Mail-Archivierung aber nur unzureichend. Oft versto\u00dfen insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) gegen rechtliche Bestimmungen wie die seit 2015 geltenden Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)<\/a>. Dies geschieht nicht selten aufgrund mangelnder Kenntnis der Vorschriften. Im Folgenden finden Sie h\u00e4ufige Irrt\u00fcmer im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von E-Mails.<\/p>\n\n\n\n

1. Unternehmen m\u00fcssen jede E-Mail archivieren<\/h4>\n\n\n\n

Viele E-Mails erf\u00fcllen, rechtlich betrachtet, die Funktion eines Handels- bzw. Gesch\u00e4ftsbriefs oder eines Buchungsbelegs. Damit fallen sie unter die gesetzliche Aufbewahrungspflicht<\/a>. Unternehmen m\u00fcssen daher ihre gesamte Gesch\u00e4ftskorrespondenz per E-Mail f\u00fcr sechs bis zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres archivieren. E-Mails, die lediglich als Transportmedium, etwa zur \u00dcbermittlung einer Rechnung im PDF-Format dienen, brauchen hingegen nicht aufbewahrt zu werden \u2013 vorausgesetzt, sie enthalten keine steuerrelevanten Informationen. Auch Spam-Mails und Newsletter sind von der Aufbewahrungspflicht ausgenommen.<\/p>\n\n\n\n

2. Unternehmen d\u00fcrfen jede E-Mail archivieren<\/h4>\n\n\n\n

Zahlreiche E-Mails m\u00fcssen archiviert werden, bei anderen haben Unternehmen die Wahl. Auf keinen Fall d\u00fcrfen Firmen jedoch private E-Mails von Mitarbeitern automatisch mitspeichern. Der Grund: D\u00fcrfen Besch\u00e4ftigte ihr gesch\u00e4ftliches E-Mail-Postfach privat nutzen, wird der Arbeitgeber laut Telekommunikationsgesetz zum Telekommunikationsdienstleister gegen\u00fcber seinen Mitarbeitern. Damit unterliegt er dem Fernmeldegeheimnis und darf die E-Mail-Kommunikation weder \u00fcberwachen noch speichern, soweit keine ausdr\u00fcckliche Einwilligung der Mitarbeiter vorliegt. Die meisten Unternehmen untersagen ihren Besch\u00e4ftigten deshalb die private Nutzung der beruflichen E-Mail-Adresse.<\/p>\n\n\n\n

3. Es reicht aus, E-Mails auszudrucken und in Papierform aufzubewahren<\/h4>\n\n\n\n

Die GoBD verlangen unmissverst\u00e4ndlich: Aufbewahrungspflichtige E-Mails und Anh\u00e4nge m\u00fcssen im elektronischen Originalformat archiviert werden. Das hei\u00dft, nur das digitale Original gilt im steuerrechtlichen Sinne als Beleg. E-Mails auszudrucken und in Papierform aufzubewahren widerspricht den rechtlichen Vorgaben.<\/p>\n\n\n\n

4. Aufbewahrung in der E-Mail-Anwendung reicht zur rechtskonformen Archivierung aus<\/h4>\n\n\n\n

Die GoBD fordern unter anderem, dass jedes Unternehmen seine E-Mail-Korrespondenz vor nicht nachvollziehbaren und unberechtigten Ver\u00e4nderungen des Inhalts sch\u00fctzt. Dieser Grundsatz der Unver\u00e4nderbarkeit<\/strong> l\u00e4sst sich bei einer E-Mail-Ablage im herk\u00f6mmlichen Mailsystem bestenfalls dann umsetzen, wenn das Unternehmen umfangreiche zus\u00e4tzliche Sicherungsma\u00dfnahmen ergreift. Da der Aufwand hierf\u00fcr immens ist, verzichten viele Firmen auf solche journal- oder regelbasierten Verfahren.<\/p>\n\n\n\n

Ein weiterer Grundsatz der GoBD ist die geordnete Aufbewahrung von E-Mails<\/strong>. Jede E-Mail, die ein Buchungsbeleg ist, muss sich eindeutig der jeweiligen Buchung (Gesch\u00e4ftsvorfall) zuordnen lassen. E-Mail-Anwendungen verf\u00fcgen nicht \u00fcber die hierf\u00fcr erforderliche Ordnungsstruktur. Laut GoBD-Praxisleitfaden der Arbeitsgemeinschaft f\u00fcr wirtschaftliche Verwaltung (AWV) sind daher zus\u00e4tzliche Ma\u00dfnahmen notwendig, wie der \u201eEinsatz einer Archivierungsl\u00f6sung, die die E-Mails im Originalformat aufbewahrt, eine geordnete Ablage erlaubt und damit dazu beitr\u00e4gt, die ordnungsgem\u00e4\u00dfe Aufbewahrung der E-Mails sicherzustellen.\u201c Mailstorearchiv erf\u00fcllt genau diese Anforderungen.<\/p>\n\n\n\n

5. Technische L\u00f6sungen zur E-Mail-Archivierung sorgen automatisch f\u00fcr Compliance<\/h4>\n\n\n\n

Es gibt verschiedene technische L\u00f6sungen, mit denen Unternehmen die Archivierung von E-Mails automatisieren und erheblich vereinfachen k\u00f6nnen. Jedoch gibt es keine Revisionssicherheit auf Knopfdruck<\/strong>. Weder ein reines E-Mail-Archivsystem noch ein umfassendes unternehmensweites Dokumentenmanagementsystem (DMS) garantieren, ohne weitere betriebsorganisatorische Ma\u00dfnahmen, bereits Rechtskonformit\u00e4t \u2013 sie schaffen lediglich eine Grundlage f\u00fcr die revisionssichere E-Mail-Archivierung.<\/p>\n\n\n\n

Um die Anforderungen der GoBD zu erf\u00fcllen, ben\u00f6tigt jedes Unternehmen einen klaren organisatorischen Ablaufplan. Dieser wird in einer sogenannten Verfahrensdokumentation <\/a>festgehalten. Nur so stellen Firmen sicher, einerseits alle aufbewahrungspflichtigen E-Mails rechtskonform zu archivieren und andererseits die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten (Schutz vor unbefugtem Zugriff, Nichtspeicherung bzw. L\u00f6schung von Nachrichten).<\/p>\n\n\n\n

6. E-Mail-Archivierung dient nur der Erf\u00fcllung rechtlicher Vorgaben<\/h4>\n\n\n\n

Da E-Mails heute einen betr\u00e4chtlichen Teil der Gesch\u00e4ftskorrespondenz ausmachen, ist es auch unabh\u00e4ngig von der gesetzlichen Verpflichtung sinnvoll, sie geordnet und unver\u00e4nderbar, sprich: GoBD-konform aufzubewahren. Schlie\u00dflich enthalten E-Mails wichtige gesch\u00e4ftsrelevante Informationen. Gehen sie verloren, entstehen in den Akten zu Gesch\u00e4ftsvorg\u00e4ngen L\u00fccken. Werden E-Mails hingegen beispielsweise sicher in einem Mailstorearchiv archiviert, k\u00f6nnen die Mitarbeiter mithilfe von Suchfunktionen jederzeit schnell auf sie zugreifen. Das verbessert die Auskunftsf\u00e4higkeit und erleichtert die t\u00e4gliche Arbeit erheblich.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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